Löschkonzept und die Rolle des Datenschutzbeauftragten bei der Umsetzung
Warum wird ein Löschkonzept benötigt? – Identifizierbare Informationen, die auf eine Person rückführbar sind, müssen limitiert im Zeitraum ihrer Speicherung bleiben und dürfen ausschließlich während der Dauer genutzt werden, die zum Erreichen des Verarbeitungsziels notwendig ist. Sobald der Zweck der Datenverarbeitung erfüllt oder hinfällig ist, sind solche Daten entweder zu anonymisieren oder entsprechend zu löschen, gemäß Artikel 5 Absatz 1 Buchstabe e der DSGVO, der das Prinzip der Speicherbegrenzung thematisiert.
Implementierung eines Löschkonzepts – Warum?
Innerhalb der Entwicklung und Implementierung eines DSGVO-konformen Löschkonzepts kommt dem Datenschutzbeauftragten (DSB) eine Schlüsselrolle zu. Diese Fachperson fungiert als Bindeglied zwischen dem Unternehmen, den Aufsichtsbehörden und den betroffenen Personen. Im Folgenden werden die spezifischen Aufgaben und Verantwortlichkeiten des DSB in Bezug auf das Löschkonzept dargelegt:
1. Beratung und Richtlinienentwicklung
Der Datenschutzbeauftragte berät das Unternehmen hinsichtlich der datenschutzrechtlichen Anforderungen und hilft bei der Entwicklung von Löschrichtlinien, die den gesetzlichen Vorgaben nach DSGVO entsprechen. Er stellt sicher, dass alle relevanten Aspekte, wie Identifizierung von Datentypen, Speicherorte, Zweckbindung und Löschfristen, in einem strukturierten Konzept festgehalten werden.
2. Überwachung der Löschprozesse
Der DSB überwacht die Einhaltung des Löschkonzepts und stellt sicher, dass die Löschfristen und Verfahren gemäß den definierten Richtlinien umgesetzt werden. Er kontrolliert zudem, ob Löschvorgänge ordnungsgemäß protokolliert und dokumentiert werden, um die Rechenschaftspflicht des Unternehmens zu unterstützen und eine grundsätzliche Datenhygiene zu gewährleisten.
3. Schulung und Bewusstseinsbildung
Eine wichtige Aufgabe des DSB ist es, das Bewusstsein für Datenschutzfragen im Unternehmen zu schärfen. Dazu gehört die Schulung der Mitarbeiter über die Bedeutung des Löschkonzepts und die korrekte Handhabung personenbezogener Daten.
4. Ansprechpartner für Betroffene
Der Datenschutzbeauftragte dient als Ansprechpartner für die betroffenen Personen, insbesondere wenn es um Löschungsanfragen geht. Er bearbeitet diese Anfragen und stellt sicher, dass berechtigte Löschverlangen entsprechend der gesetzlichen Fristen umgesetzt werden.
5. Bewertung von Risiken und Datenschutzfolgenabschätzung
Bei der Ermittlung von Risiken, die sich aus der Datenverarbeitung ergeben, spielt der DSB eine entscheidende Rolle. Er führt ggf. eine Datenschutzfolgenabschätzung durch, insbesondere wenn neue Technologien zum Einsatz kommen, die das Löschkonzept beeinflussen könnten.
6. Schnittstelle zu Aufsichtsbehörden
Im Falle von Datenpannen oder bei Überprüfungen durch die Aufsichtsbehörden stellt der Datenschutzbeauftragte eine tragende Kommunikationsschnittstelle dar. Er dient als Vermittler zwischen Behörden und Unternehmen und informiert über getroffene Maßnahmen und die Wirksamkeit des Löschkonzepts.
Die aktive Beteiligung des Datenschutzbeauftragten ist essenziell für die gesetzeskonforme Umsetzung des Löschkonzepts. Durch seine Expertise und seine Funktion als Überwachungs- und Koordinationsinstanz hilft der DSB, sowohl die Integrität personenbezogener Daten zu wahren als auch das Unternehmen vor möglichen Sanktionen zu schützen. Sven Oliver Rüsche spricht das Thema Löschkonzept jährlich im Frühjahr an. Ein “Frühjahrsputz” sollte auch im Datenbestand stattfinden. Meinen Kunden biete ich ein Löschkonzept-Audit an, um den Datenbestand und die Speicherorte sichtbar und bewertbar zu machen.
Wie umfangreich ist das SOR Löschkonzept Audit?
Ein Audit dauert in Präsenz, oder als Videokonferenz ca. 2 Stunden. Das Löschkonzept Audit hat einen Umfang von exakt 30 DIN-A4 Seiten.
SOR und ARKM-Datenschutz Kunden können sich das Löschkonzept Audit in den DSGVO-Mustervorlagen ansehen. Diese Mustervorlagen finden Sie in Ihrer DSGVO-Dokumentation in der ARKM.cloud.
Haben Sie keinen externen Datenschutzbeauftragten? Benötigen Sie Hilfe in der Umsetzung eines Löschkonzepts in Ihrem Unternehmen, dann nehmen Sie einfach Kontakt mit mir auf unter 0800/9989888, oder buchen Sie ein kostenloses Erstgespräch im Agenturkalender von Sven Oliver Rüsche.
