Datenhygiene – Neue Vorsätze für ein sichereres Datenjahr
Datenbestand auch beim Frühjahrsputz berücksichtigen!
Mit Beginn des neuen Jahres setzen sich viele Menschen persönliche Ziele, um ihr Leben zu verbessern. Doch nicht nur der persönliche Lebensstil, auch die Datenhygiene in Unternehmen verdient Aufmerksamkeit. Datenschutzbeauftragter Sven Oliver Rüsche empfiehlt, gerade zu Jahresanfang einen genauen Blick auf den Umgang mit personenbezogenen Daten zu werfen. Das kann auch eine Menge Geld sparen!
Datenhygiene – auch beim “Frühjahrsputz” berücksichtigen!
Datenhygiene bezieht sich auf die Grundsätze der Zweckbindung und Speicherbegrenzung. Mit der Zweckbindung wird sichergestellt, dass Daten nur für vordefinierte Zwecke, wie zum Beispiel die Organisation einer Veranstaltung, erhoben werden. Sobald der Zweck erreicht ist, müssen die Daten wieder gelöscht werden, es sei denn, gesetzliche Vorgaben erfordern eine längere Speicherung.
Ein praxisnahes Beispiel für die Zweckbindung ist die Erstellung einer Anmeldeliste für eine Weihnachtsfeier. Nachdem das Ereignis stattgefunden hat, sollte diese Liste nicht länger aufbewahrt werden als unbedingt nötig. Ähnliche Vorfälle erfordern eine unmittelbare Vernichtung der Daten, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten greifen.
Im Hinblick auf die Speicherbegrenzung müssen Löschfristen bereits vor der Erhebung von personenbezogenen Daten festgelegt werden. Dadurch ist von Anfang an klar, wann die Daten nicht mehr benötigt und dementsprechend zu löschen sind.
Löschkonzepte helfen bei der Datenhygiene!
Für die Umsetzung der datenschutzrechtlichen Vorschriften ist es wichtig, dass Unternehmen Löschkonzepte entwickeln und diese den Mitarbeitern kommunizieren. Im besten Fall löschen diejenigen die Daten, die diese auch verarbeiten. Eine effiziente Methode, um DSGVO-konform zu löschen, ist die Einrichtung eines sogenannten “Löschtags”. An diesem festgelegten Tag werden alle nicht mehr benötigten physischen und digitalen Daten, deren gesetzliche Aufbewahrungsfristen abgelaufen sind, systematisch vernichtet.
Digitale Daten müssen inklusive aller Sicherungskopien auf allen Datenträgern unwiederbringlich entfernt werden. Papierdokumente erfordern hingegen eine Vernichtung gemäß den DIN-Normen, um Datenschutzkonformität zu gewährleisten.
Der jährliche Neubeginn bietet die Chance, die Datenhygiene in den Fokus zu rücken und somit ein sichereres und verantwortungsvolles Datenmanagement zu etablieren. Unternehmen, die diesen Vorsätzen folgen, können nicht nur rechtlichen Konsequenzen vorbeugen, sondern auch das Vertrauen ihrer Kunden und Mitarbeiter in den Umgang mit ihren persönlichen Informationen stärken.
Bei ARKM – Die Internetexperten (Schutzmarke) startet jährlich Ende Februar der große Daten-Frühjahrsputz. Im Detail stehen eMails, die nicht mehr benötigt werden, also keine “Handelsbriefe”, sondern alle Statusmails von Serverplattformen, Hinweise zu Software-Updates und auch 2-Faktoren-Mails werden dann aufgrund der zuvor getätigten Vertaggungen ausfindig gemacht und dann restlos gelöscht.
Daten-Frühjahrsputz bringt oft Einsparungen finanzieller Natur
Natürlich spart eine gewisse Routine bei der Datenhygiene immer wieder auch jede menge Geld. Es werden meistens Gigabyte unnötiger Daten selektiert. Bei Server-Backups und Cloud-Backups können auch schnell mehrere Terrabyte an Daten wieder freigemacht werden. Denn meistens befinden sich ja diese Daten auch auf mehreren Backup-Ebenen (Stichwort 3-2-1 Prinzip) und diese müssen dann nicht mit immer größeren Festplatten aufgerüstet werden, sondern erst am Ende ihrer Lebenszeit. Und diese Lebenszeit erhöht sich dann auch nochmal, wenn täglich viel weniger Sektoren beschrieben und ständig überschrieben werden müssen. Das belegen monatliche S.M.A.R.T Tests unserer Festplatten immer wieder.
Also genug Fakten und Vorteile, sich ernsthaft um die Datenhygiene im eigenen Unternehmen gedanken zu machen. Wenn Sie einen professionellen Helfer für die Etablierung eines Löschprotokolls in Ihrem Unternehmen suchen, dann vereinbaren Sie gerne heute noch ein kostenloses Erstgespräch.