Neuer Datenschutz-Infoverteiler auf eigener Infrastruktur
Bergneustadt – Outsourcing ist oft eine gute Idee. Aber hin und wieder merkt man, dass es Funktionen gibt, die man besser selbst im Detail kontrollieren sollte. Meine Rede ist von unserem Datenschutz-Infoverteiler. Die Nutzung eines externen Dienstleisters war keine gute Idee – beziehungsweise: Die Schwächen des Dienstleisters nennt einem das Marketing meist nicht. Aus diesem Grund habe ich in den letzten drei Wochen an einem eigenen neuen Datenschutz-Infoverteiler gearbeitet und kann den Start des Dienstes für die KW 12/2026 bekannt geben.
Ein Datenschutz-Infoverteiler bei einem reinen Newsletterverteiler war keine gute Idee
Was war passiert? Seit Längerem informierte ich meine Datenschutz-Kunden über einen größeren Newsletter-Dienstleister aus Norddeutschland. Natürlich aus Deutschland – wegen der Einhaltung der DSGVO.
Insgesamt machte der Anbieter anfangs einen sehr guten Eindruck. Er hatte zahlreiche Sicherheitseinstellungen per Default, um die Zustellbarkeit beim Kunden (das „schlaue Erreichen“) zu optimieren.
Zwang zum Abmelde-Button und ein suboptimales „Bounce“-System
Für die Versendung der wichtigen News und Handlungsempfehlungen für unsere Kunden wurden teils automatisierte Mailsendungen vorbereitet und teilweise manuell ausgelöst.
In jeder Mail gab es den Zwang zu einem Abmelde-Button. Das kann ich für reine Marketing-News durchaus verstehen, aber nicht, wenn es sich um essenziell wichtige und gewünschte Informationen handelt.
Dieser Abmelde-Button hatte zudem einen weiteren Nachteil: Er wurde beim Kunden teilweise unbewusst ausgelöst, weil deren Spamfilter-Software alle Links auf ihre Seriosität überprüfte. Dadurch erfolgte dann fälschlicherweise eine Austragung aus meinem Datenschutz-Infoverteiler – mit der Folge, dass der Kunde keine weiteren Infos mehr erhielt.
Doch das allein war nicht genug. Zusätzlich litt mein Datenschutz-Infoverteiler darunter, dass der Versender offenbar auf den Bounce-Systemen vieler großer Mailprovider gelistet war.
Sprich: Wenn andere Newsletter-Kunden es mit dem Datenschutz nicht ernst nahmen, drückten genervte Empfänger den Spam-Button. Mit der Folge, dass dieser angeblich gute Newsletter-Provider eben nicht alle meine Kunden „schlau erreichte“, weil alle seine Sendungen dann „gebounced“ wurden. Auch meine!
Fatal: Es waren nur wenige Kunden – aber die waren enttäuscht!
Mein Learning war: Vertraue solchen Systemen nie wieder. Oder anders gesagt: Am Ende ist es besser, ein solches System selbst zu betreiben und sich im Detail damit zu beschäftigen. Ein wichtiger Kommunikationskanal ist schließlich „Chefsache“!
Neuer Datenschutz-Infoverteiler nun Teil der ARKM.cloud
Der Weg zur digitalen Souveränität ist bei mir persönlich ohnehin schon seit gut zwei bis drei Jahren eingeschlagen. Immer mehr Dienste betreibe ich nun selbst.
Die ARKM.cloud beheimatet inzwischen zahlreiche Services – vom neuen Videokonferenz-System über den Agenturkalender, DSGVO-konforme Web-Statistiken, revisionssichere E-Mail-Archivierung, Mailserver, Nextcloud und Social-Media-Angebote bis hin zu einem neuen Datenschutz-Infoverteiler mit einigen sehr smarten Funktionen.
Lange Rede, kurzer Sinn: Meine Kunden werden nun wieder alle ihre Informationen und Datenschutz-Impulse in ihr persönliches E-Mail-Postfach erhalten. (Es gibt für die „Verantwortlichen in der Datenverarbeitung“ alle Chef-Infos – und die „Datenschutzkoordinatoren“, also meine Ansprechpartner im Unternehmen, erhalten die für sie wichtigen Handlungsempfehlungen, Audits sowie Einladungen zu Datenschutz-Webinaren.)
Absender aller Informationen ist künftig datenschutz@arkm.de.
Ich bitte alle Kunden, diese Mailadresse auf ihre Whitelist im Mailserver zu setzen.
Was ich nun allerdings ebenfalls umsetzen werde: ein Tracking der Newsletter-Öffnungen und Reaktionsbeobachtungen, hierzu gibt es als externer Datenschutzbeauftragter definitiv ein berechtigtes Interesse!
Antworten Kunden nicht auf konkrete Nachfragen, werden sie künftig eine Erinnerungsemail erhalten – und bei fortlaufender Ignorierung werde ich persönlich telefonisch nachfassen. Alles wird neu und besser im Frühling. Wichtig ist: Man muss stets aus seinen Fehlern lernen – und besser werden.
Sven Oliver Rüsche – kurz: SOR – ist externer Datenschutzbeauftragter beim „ARKM-Datenschutz“. Der ARKM-Datenschutz ist ein von Sven Oliver Rüsche entworfenes Konzept für Datenschutzbeauftragte, dass auch andere Datenschutzberater gerne für sich nutzen können. Es ist seit 2018 in mehr als 40 Unternehmen im Einsatz und wirbt mit dem Slogan: „Datenschutz ohne Stress.“.
Suchen Sie für Ihr Unternehmen einen DSB? Oder möchten Sie als Berater im Datenschutz gerne das ARKM Datenschutz System nutzen? Dann buchen Sie gerne ein kostenfreies Erstgespäch in meinem Agenturkalender.
